1. Quản lý cửa hàng là gì?

Nhiệm vụ chính của người quản lý là đảm bảo hoạt động hàng ngày của cửa hàng diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng, duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đạt được mục tiêu doanh số bán hàng.

Công việc này không chỉ đơn thuần là việc giám sát nhân viên và quản lý quy trình bán hàng, mà còn bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động của cửa hàng. Họ phải đảm bảo sự hài hòa giữa các yếu tố như tồn kho, trưng bày sản phẩm, quảng cáo tiếp thị và chăm sóc khách hàng.

Người quản lý cũng có vai trò quan trọng trong việc phát triển và thúc đẩy sự nghiệp của cửa hàng. Họ phải am hiểu thị trường để phân tích dữ liệu và đưa ra các chiến lược kinh doanh nhằm đảm bảo sự cạnh tranh và sự phát triển bền vững.

Sau đây, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về các công việc, vai trò, kỹ năng và quy trình để quản lý một cửa hàng.

2. Công việc quản lý cửa hàng là làm những gì?

Chúng ta cùng tìm hiểu công việc của quản lý cửa hàng là làm gì và chi tiết công việc ra sao, cùng theo dõi dưới đây!

2.1 Quản lý đội nhân viên bán hàng

Một trong những công việc quản lý cửa hàng là quản lý và hướng dẫn đội nhân viên bán hàng. Điều này bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, phân công nhiệm vụ và định rõ mục tiêu cho từng thành viên trong đội. Quản lý cần xác định và phát triển tài năng bán hàng, đảm bảo nhân viên có đầy đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết để tư vấn và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Họ cũng phải định rõ kỳ vọng, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ và phản hồi liên tục để giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc.

Quản lý đội nhân viên bán hàng2.2 Đào tạo kỹ năng và quy trình làm việc cho nhân viên

Đào tạo kỹ năng và quy trình làm việc là công việc của một quản lý cửa hàng phải làm. Người quản lý cần đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để làm việc hiệu quả. Điều này bao gồm xác định kỹ năng cần thiết, triển khai chương trình đào tạo phù hợp và đánh giá hiệu quả của đào tạo. Kết quả là nhân viên sẽ nâng cao hiệu suất làm việc, phát triển cá nhân và đóng góp tích cực vào sự thành công của cửa hàng.

2.3 Giám sát và quản lý các quy trình bán hàng

Quản lý cửa hàng phải giám sát và quản lý các quy trình bán hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả. Điều này bao gồm thiết lập và áp dụng quy trình bán hàng chuẩn, như quy trình giao dịch, kiểm soát hàng hóa, thu ngân và giải quyết khiếu nại.

Bên cạnh việc thiết lập quy trình, quản lý cũng phải giám sát và đánh giá thường xuyên việc thực hiện các quy trình bán hàng. Bao gồm các hoạt động theo dõi nhân viên, kiểm tra việc tuân thủ các quy trình và đánh giá hiệu quả của chúng. Khi phát hiện vấn đề, quản lý phải can thiệp và thực hiện các biện pháp cần thiết để cải thiện quy trình và đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Giám sát và quản lý các quy trình bán hàng

Ngoài ra, quản lý cửa hàng cần thường xuyên cập nhật và nâng cấp các quy trình bán hàng theo sự thay đổi của thị trường và yêu cầu của khách hàng. Điều này giúp đảm bảo các cửa hàng luôn được áp dụng phương pháp tốt nhất để tạo lợi thế cạnh tranh và mang đến sự hài lòng của khách hàng.

Thấu hiểu điều này, Học viện PMS đã thiết kế và cho ra đời khóa học khóa đào tạo cửa hàng trưởng chuyên nghiệp tại PMS chính là chìa khóa dẫn lối đến sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.

2.4 Trực tiếp quản lý hoạt động của cửa hàng

Quản lý cần giám sát các hoạt động hàng ngày của cửa hàng, bao gồm quản lý hàng hóa, kho bãi, thu ngân và nhân viên. Họ phải đảm bảo sự tổ chức và điều phối hợp lý giữa các bộ phận để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.

Ngoài ra, người quản trị cũng phải giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của cửa hàng, như xử lý khiếu nại khách hàng, giải quyết xung đột giữa nhân viên, hay đối phó với tình huống bất ngờ. Họ cần có khả năng ra quyết định nhanh chóng và đưa ra các giải pháp thích hợp để duy trì sự ổn định và sự hài lòng của khách hàng.

Trực tiếp quản lý các công việc tại cửa hàng2.5 Hợp tác với các bộ phận liên quan để phát triển tổng thể doanh nghiệp

Sự phối hợp giữa các phòng ban trong mỗi công ty là khác nhau, PMS chỉ nêu ra một vài sự hợp tác phổ biến như:

• Sự phối hợp với bộ phận kế toán để quản lý tài chính và kiểm soát nguồn lực.
• Liên kết với bộ phận tiếp thị và quảng cáo để xây dựng chiến lược bán hàng và tăng khả năng tiếp cận khách hàng.
• Hợp tác với bộ phận nhân sự để quản lý nhân viên, tuyển dụng và đào tạo nhân tài cho cửa hàng.
• Sự phối hợp với bộ phận mua hàng cũng rất quan trọng để đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng lúc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Bằng cách hợp tác với các bộ phận liên quan, quản lý cửa hàng giúp đẩy mạnh sự phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Việc liên kết và phối hợp giữa các bộ phận này giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và đồng thời tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững của cửa hàng.

2.6 Phân tích và nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng

Phân tích thị trường đòi hỏi người quản lý phải theo dõi xu hướng, đánh giá sự cạnh tranh và tìm hiểu về thay đổi trong nhu cầu và xu hướng tiêu dùng. Đồng thời, khảo sát khách hàng giúp họ thu thập thông tin về ý kiến, sở thích và đánh giá của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của cửa hàng. Dựa trên thông tin thu thập được, quản lý có thể đưa ra các quyết định chiến lược, tạo chương trình khuyến mãi hấp dẫn hoặc phát triển sản phẩm mới.

Phân tích và nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng

Thông qua phân tích và nghiên cứu thị trường, cùng với khảo sát khách hàng, nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tăng cường sự cạnh tranh của cửa hàng trong thị trường.

2.7 Lập báo cáo và xây dựng kế hoạch bán hàng

Bằng cách thu thập thông tin về doanh số, lợi nhuận và các chỉ số kinh doanh khác, quản lý có thể đánh giá hiệu suất của cửa hàng và xây dựng kế hoạch bán hàng chi tiết. Kế hoạch này bao gồm mục tiêu doanh số, lợi nhuận và các hoạt động quảng cáo, khuyến mãi. Lập báo cáo giúp quản lý theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh.

2.8 Xử lý mọi khiếu nại từ khách hàng

Một người quản lý giỏi phải có khả năng xử lý mọi khiếu nại từ khách hàng một cách hiệu quả. Khiếu nại có thể liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, chất lượng, thái độ phục vụ, hoặc các vấn đề khác.

Nhà quản trị cần lắng nghe khách hàng để tìm ra giải pháp giải quyết khiếu nại. Bằng cách xử lý một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, giúp xây dựng lòng tin, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của cửa hàng.

2.9 Quản lý lương thưởng và chính sách nhân sự

Một công việc không kém phần quan trọng của quản lý cửa hàng là kiểm soát  chính sách và lương thưởng. Nhà quản lý phải thiết lập chính sách công bằng và hợp lý, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các chế độ phúc lợi khác. Họ cũng phải đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và luật pháp liên quan.

Quản lý lương thưởng và chính sách nhân sự

Ngoài ra, nhà quản trị cửa hàng cần xây dựng chính sách nhân sự nhằm thu hút, đào tạo và giữ chân nhân viên. Điều này bao gồm tuyển dụng chất lượng, đào tạo kỹ năng, định kỳ đánh giá hiệu suất, tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp và quản lý mối quan hệ lao động.

Bằng cách quản lý lương thưởng và chính sách nhân sự một cách tốt, đảm bảo sự công bằng, hài lòng của nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của cửa hàng.

2.10 Thực hiện các công việc khácThực hiện các công việc đảm bảo hoạt động trơn tru

Ngoài các nhiệm vụ đã đề cập, công việc quản lý còn phải thực hiện một số công việc khác để đảm bảo hoạt động suôn sẻ của cửa hàng.

Điều này có thể bao gồm việc quản lý hàng tồn kho, đặt hàng và kiểm tra hàng hóa. Quản lý vấn đề tài chính, hạch toán. Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn bảo mật. Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đối tác kinh doanh.

3. Vai trò của người quản lý cửa hàng3.1 Chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng

Quản lý là người trực tiếp chịu trách nhiệm về các mục tiêu doanh số bán hàng đã đề ra. Họ phải xây dựng kế hoạch, thực hiện các chiến lược bán hàng hiệu quả và đảm bảo rằng doanh số bán hàng đáp ứng được yêu cầu và mong đợi của doanh nghiệp.

3.2 Xây dựng mối quan hệ với đối tác và người tiêu dùng

Người quản lý việc bán hàng đóng vai trò quan trọng trong cách thức xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác kinh doanh và người tiêu dùng. Họ phải thiết lập các liên kết và hợp tác với các đối tác để tạo ra cơ hội kinh doanh và phát triển thị trường.

Đồng thời, họ cũng phải đảm bảo sự hài lòng và tạo niềm tin cho khách hàng thông qua dịch vụ chất lượng và tư vấn tận tâm.

Vai trò của người quản lý cửa hàng3.3 Xây dựng và phát triển đội nhóm

Trách nhiệm ở đây là phải xây dựng và phát triển đội nhóm bán hàng mạnh mẽ. Họ phải tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên bán hàng, đảm bảo rằng mỗi thành viên trong đội ngũ có đủ kỹ năng và kiến thức để đạt được hiệu suất tối đa. Đồng thời, quản lý bán hàng cũng phải tạo ra một môi trường làm việc tích cực và truyền cảm hứng để khích lệ sự phát triển và đóng góp của đội nhóm.

4. Những kỹ năng cần có của một quản lý cửa hàngKỹ năng lãnh đạo, tạo động lực cho nhân viên

• Kỹ năng lãnh đạo: Một quản lý muốn có đủ năng lực để điều hành cửa hàng cần sở hữu khả năng lãnh đạo, có khả năng hướng dẫn và tạo động lực cho nhân viên. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ, định hướng và tạo điều kiện để nhân viên phát triển.
• Kỹ năng quản lý nhân sự: Điều này bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân viên. Quản lý cũng cần biết làm việc với sự đa dạng của đội ngũ nhân viên và xử lý các vấn đề nhân sự khác nhau.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý tốt là người có thể xử lý nhiều nhiệm vụ và công việc cùng một lúc. Kỹ năng quản lý thời gian giúp nhà quản lý ưu tiên, phân chia thời gian và làm việc hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.
• Kỹ năng giao tiếp: Trang bị kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để tạo lợi thế khi tương tác với nhân viên, khách hàng và các bên liên quan khác. Điều này bao gồm khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, và giải quyết các vấn đề giao tiếp.
• Kỹ năng phân tích, quyết định: Điều này bao gồm khả năng xác định vấn đề, tạo ra giải pháp và thực hiện các biện pháp cần thiết.
• Kỹ năng bán hàng: Một quản lý cửa hàng cần hiểu về quy trình bán hàng và có khả năng hỗ trợ nhân viên trong việc tư vấn và bán sản phẩm/dịch vụ. Điều này bao gồm kiến thức về sản phẩm, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng đàm phán.
• Kỹ năng quản lý tài chính: Hiểu biết về quản lý tài chính cơ bản, bao gồm khả năng quản lý ngân sách, theo dõi doanh thu, lợi nhuận và chi phí.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động cửa hàng. Điều này bao gồm khả năng phân tích nguyên nhân, đưa ra các phương án giải quyết và thực hiện các biện pháp cần thiết để khắc phục.

Tuy nhiên để trang bị kỹ năng giải quyết vấn đề không phải là một công việc dễ dàng bởi kỹ năng này là sự tổng hợp của quá trình cả xác định, đánh giá và phân tích đòi hỏi người quản lý phải được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp.

Xem ngay các chương trình đào tạo về các kỹ năng quản lý, bán hàng: tại đây

5. Quy trình quản lý cửa hàng chuyên nghiệp

Quy trình quản lý cửa hàng là một chuỗi các hoạt động quản lý được thực hiện để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của cửa hàng. PMS cung cấp một số bước quan trọng trong quy trình này như sau:

Quy trình quản lý cửa hàng

• Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu kinh doanh, chiến lược và kế hoạch phát triển cho cửa hàng. Đây là bước quan trọng để định hướng hoạt động của cửa hàng trong tương lai.
• Tuyển dụng và đào tạo nhân viên: Tìm kiếm, tuyển dụng và đào tạo nhân viên có kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp. Điều này đảm bảo cửa hàng có đội ngũ nhân viên đáng tin cậy và chuyên nghiệp.
• Quản lý tồn kho: Kiểm soát và quản lý tồn kho để đảm bảo số lượng hàng hóa có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh tình trạng hàng tồn kho thừa.
• Quản lý bán hàng: Điều phối và giám sát các hoạt động bán hàng nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và tăng doanh số bán hàng. Điều này bao gồm việc quản lý quy trình bán hàng, tư vấn khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Quản lý tài chính: Quản lý nguồn thu, chi phí và lợi nhuận của cửa hàng. Điều này đòi hỏi việc theo dõi và phân tích số liệu tài chính, xây dựng kế hoạch ngân sách và đảm bảo sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.
• Quảng cáo và marketing: Phát triển chiến dịch quảng cáo và marketing để tăng cường nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng. Bao gồm việc nghiên cứu thị trường, phân tích đối tượng khách hàng và triển khai các hoạt động quảng cáo hiệu quả.
• Xây dựng mối quan hệ khách hàng: Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ chất lượng, lắng nghe phản hồi từ khách hàng và thực hiện các chương trình khuyến mãi, ưu đãi để tạo lòng tin và sự trung thành.
• Đánh giá và cải tiến: Đánh giá hiệu suất của cửa hàng thông qua các chỉ số và tiêu chí đã được đề ra, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến, điều chỉnh quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Quản lý nhân sự: Quản lý và tạo điều kiện làm việc tích cực cho nhân viên, đảm bảo sự hài lòng, tăng cường động lực và khả năng phát triển của đội ngũ

Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Quản lý cửa hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ và phát triển doanh nghiệp. Với nhiều công việc đa dạng từ kiểm soát đội nhân viên đến việc giải quyết khiếu nại khách hàng và thực hiện các công việc khác… Vị trí quản lý đóng vai trò trung tâm trong việc đạt được thành công kinh doanh.

Cùng với đó, một quy trình quản lý cần sự chặt chẽ để đáp ứng nhu cầu thị trường và tạo sự hài lòng cho khách hàng. Với vai trò quan trọng nên vị trí này là nhân tố không thể thiếu trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn tổng quan về vai trò và công việc của một quản lý cửa hàng. Với sự chuyên nghiệp, kiến thức và kỹ năng phù hợp, bạn có thể trở thành một người quản trị xuất sắc, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.